الهدف

تهدف هذه السياسة إلى وضع الضوابط والتعليمات لضمان الاستخدام الصحيح للبريد الإلكتروني، بالإضافة إلى حمايته.

 المجال

تغطي هذه السياسة جميع أنظمة البريد الإلكتروني المعمول بها في المؤسسة، والمتعاملين مع هذه الأنظمة والذين يمتلكون حسابات بريد إلكتروني.

 تفاصيل السياسة

أ‌. قواعد عامة

• كافة المعلومات التي يتم تبادلها عبر البريد الإلكتروني هي ملك للمؤسسة، لذا فإن للمؤسسة الحق في تدقيق ومراقبة البريد الإلكتروني ومحتوى المراسلات كلما دعت الحاجة، وذلك من أجل حماية مصالح المؤسسة.

• يتم إجراء التدقيق والمراقبة لنظام البريد الإلكتروني بعد أخذ الموافقة من الإدارة العليا وبالتنسيق مع مدير أمن المعلومات.

ب‌. واجبات مدير النظام

• حماية نظام البريد الإلكتروني باستخدام التقنيات الحديثة وبرامج مكافحة البرمجيات الضارة وغيرها من التقنيات بشكل يضمن أمن الرسائل المتبادلة.

• تحديد نوع وحجم الملفات التي يمكن للعاملين رفعها في بريدهم الإلكتروني، وحسب مقتضيات العمل.

• إتاحة نظام تشفير البريد الإلكتروني للعاملين داخل المؤسسة.

• تصميم وتطبيق خطة عمل مناسبة لإدارة نظام البريد الإلكتروني في المؤسسة بشكل آمن.

• إنشاء وإلغاء حسابات البريد الإلكتروني وتحديد الصلاحيات الخاصة باستخدام نظام البريد الإلكتروني لهذه الحسابات اعتمادًا على الوصف الوظيفي.

• القيام بعملية النسخ الاحتياطي للملفات والرسائل التي تمت أرشفتها من أجل ضمان وجودها عند حدوث طارئ، بما يتلاءم مع سياسة النسخ الاحتياطي.

• توعية المستخدمين بخدمات البريد الإلكتروني التابعة للمؤسسة والاستخدام الصحيح والأمن لها.

ت‌. واجبات العاملين داخل المؤسسة

• الالتزام بالبند الخاص بالبريد الإلكتروني في سياسة الاستخدام المقبول.

• عدم السماح للآخرين بالدخول إلى حساب البريد الإلكتروني الخاص بالمستخدم أو استخدامه إلا في الحالات الضرورية والتي تتطلب موافقة الإدارة العليا.

• التعامل مع الرسائل والملفات المنقولة حسب درجة تصنيفها (سريتها)، بما يتوافق مع سياسة حساسية وتصنيف المعلومات.

• عدم إرسال معلومات مصنفة على أنها "سرية" أو "سرية للغاية" بدون تشفير.

• عدم إرسال أو استقبال أو إعادة إرسال أي بريد إلكتروني فيه محتوى قد يشكل خطرًا على الأنظمة وموارد نظام المعلومات، مثل المحتويات الدعائية والبرامج الخبيثة.

• عدم الرد على أي رسالة غريبة أو مشبوهة أو مجهولة المصدر، إضافة إلى تبليغ مدير النظام بوصول رسائل من هذا النوع.

• التأكد من مصدر الرسالة والتدقيق في عنوان البريد الإلكتروني قبل الإجابة على الرسالة أو فتحها أو الضغط على أي رابط مشبوه داخل الرسالة.

محاكاة تفصيلية لسياسة البريد الإلكتروني

الحالة 1: مثال مقبول

الموقف: تستخدم جامعة الفلوجة نظام البريد الإلكتروني للتواصل بين الطلاب والموظفين.

الإجراءات المتبعة:

أ‌. حق المؤسسة في المراقبة: تمت الموافقة على تدقيق محتوى البريد الإلكتروني من قبل الإدارة العليا، وتم إخطار المستخدمين بالسياسة.

ب‌. حماية النظام: قام مدير النظام بتطبيق برامج مكافحة الفيروسات وتشفير الرسائل.

ت‌. تحديد الحجم: تم تحديد حجم الملفات المسموح برفعها إلى 10 ميغابايت لكل رسالة، مما يساعد في الحفاظ على أداء النظام.

ث‌. توعية المستخدمين: تم إجراء ورش عمل توعوية لموظفي الجامعة حول الاستخدام الآمن للبريد الإلكتروني.

ج‌. التشفير: تم تطبيق نظام تشفير البريد الإلكتروني لضمان حماية المعلومات الحساسة.

ح‌. النسخ الاحتياطي: يتم إجراء نسخ احتياطي دوري للرسائل الهامة.

خ‌. إجراءات التعامل مع الرسائل الغريبة: تم إعداد بروتوكول للموظفين للإبلاغ عن أي رسائل مشبوهة.

الحالة 2: مثال غير مقبول

الموقف: استخدم أحد الموظفين في الجامعة حساب البريد الإلكتروني الخاص به لإرسال معلومات حساسة دون حماية.

الإجراءات المتبعة:

أ‌. عدم المراقبة: لم يتم إبلاغ الموظف عن حق المؤسسة في مراقبة البريد الإلكتروني.

ب‌. عدم حماية النظام: لم يتم استخدام أي برامج لمكافحة الفيروسات، مما أدى إلى تسرب الفيروسات إلى النظام.

ت‌. رفع ملفات غير آمنة: قام الموظف برفع ملفات بحجم أكبر من المسموح به، مما أثر على أداء النظام.

ث‌. عدم الوعي بالأمان: لم يتم توعية الموظفين بشكل كافٍ حول مخاطر البريد الإلكتروني، مما أدى إلى تصرفات غير آمنة.

ج‌. عدم تشفير المعلومات الحساسة: تم إرسال معلومات سرية بدون أي نوع من التشفير، مما عرضها للاختراق.

ح‌. عدم النسخ الاحتياطي: لم يتم أخذ نسخ احتياطية للرسائل، مما أدى إلى فقدان المعلومات الهامة في حالة حدوث عطل.

خ‌. عدم التعامل مع الرسائل الغريبة: قام الموظف بالرد على رسالة مشبوهة، مما أدى إلى استغلال حسابه من قبل جهة خارجية.

نتائج الحالات

النتيجة الإيجابية (الجامعة):

تضمن الاستخدام الصحيح للبريد الإلكتروني حماية المعلومات وزيادة الثقة بين المستخدمين، مما يسهم في تعزيز بيئة العمل.

النتيجة السلبية (الموظف):

تعرضت بيانات الجامعة للخطر بسبب عدم اتباع الإجراءات، مما يؤدي إلى اختراقات وفقدان المعلومات الحساسة.

الاستنتاجات

توضح هذه المحاكاة أهمية الالتزام بسياسة البريد الإلكتروني. يجب على جميع المستخدمين في جامعة الفلوجة اتباع المعايير الموضوعة لضمان استخدام البريد الإلكتروني بشكل آمن وفعال.

توصيات

أ‌. تحديث السياسات: ينبغي مراجعة وتحديث سياسات البريد الإلكتروني بشكل دوري لتلبية احتياجات المؤسسة ومواجهة التهديدات الجديدة.

ب‌. تحسين التوعية: يجب تنفيذ برامج توعوية مستمرة لتعريف المستخدمين بمخاطر البريد الإلكتروني وكيفية التعامل معها.

ت‌. تقييم الأداء: ينبغي إجراء تقييمات دورية لنظام البريد الإلكتروني لضمان كفاءته وأمانه.