المقدمة

تهدف هذه السياسة إلى توجيه الموظفين حول الممارسات الفضلى لاستخدام المعدات داخل المؤسسة، بما في ذلك الحواسيب الشخصية، الهواتف، الطابعات، أجهزة التكييف، والمولدات الكهربائية، وضمان التعامل الصحيح معها للحفاظ على كفاءة التشغيل وتقليل الأعطال.

الممارسات الفضلى للاستعمال المقبول

أ‌.    استخدام المعدات لأغراض العمل فقط: يجب استخدام المعدات المؤسسية (الحواسيب، الهواتف، الطابعات، إلخ) فقط لأغراض متعلقة بالعمل، وتجنب استخدامها في الأغراض الشخصية.

ب‌.  الصيانة الدورية: يجب الالتزام بالصيانة الدورية للمعدات حسب الجدول الزمني المخصص من قبل إدارة الصيانة للحفاظ على المعدات بحالة جيدة.

ت‌.  التعامل الحذر مع الأجهزة الإلكترونية: يجب تشغيل وإيقاف الأجهزة مثل الحواسيب والمولدات بطريقة صحيحة وفقاً للتعليمات المرفقة، وعدم توصيل أي أجهزة غير معتمدة.

ث‌.  الحفاظ على نظافة المعدات: يجب التأكد من الحفاظ على نظافة المعدات مثل الطابعات وأجهزة التكييف لضمان عملها بكفاءة.

ج‌.  الإبلاغ عن الأعطال فوراً: في حال حدوث أي عطل في المعدات، يجب الإبلاغ فوراً لفريق الدعم الفني وعدم محاولة إصلاح الأعطال بنفسك دون إذن.

ح‌.  إغلاق الأجهزة عند عدم الاستخدام: يجب إطفاء الأجهزة مثل الحواسيب والمكيفات والمولدات عند عدم استخدامها لفترات طويلة لتوفير الطاقة.

الممارسات الممنوعة

أ‌.    الاستخدام الشخصي للمعدات المؤسسية: يمنع استخدام الحواسيب أو الهواتف المؤسسية لأغراض شخصية أو ترفيهية.

ب‌.  إصلاح المعدات بدون تفويض: يمنع إجراء أي محاولات إصلاح للمعدات دون إذن من القسم المختص أو فريق الصيانة.

ت‌.  تحميل برمجيات غير مرخصة على الحواسيب: يمنع تحميل أي برامج غير معتمدة أو مرخصة على أجهزة الحواسيب المؤسسية.

ث‌.  تشغيل الأجهزة لفترات طويلة دون حاجة: يمنع ترك الأجهزة مثل المولدات الكهربائية أو أجهزة التكييف تعمل دون حاجة، وذلك لتجنب هدر الطاقة أو التسبب في أعطال.

ج‌.  إساءة استخدام المعدات: يمنع استخدام المعدات بشكل مفرط أو غير مناسب، مثل الإفراط في الطباعة أو استخدام الهواتف لأغراض شخصية.

الإجراءات المتبعة لتصحيح الاستخدام غير المقبول

أ‌.    التنبيه الأولي: يتم توجيه تنبيه شفهي أو كتابي للمستخدم المخالف لتوعيته بأهمية الالتزام بسياسات الاستخدام.

ب‌.  إيقاف المعدات مؤقتاً: يتم إيقاف الوصول إلى المعدات أو تعطيلها مؤقتاً إذا تم استخدامها بشكل غير صحيح، حتى يتم تصحيح المشكلة.

ت‌.  إجراء تدريب إضافي: يُطلب من المستخدم حضور جلسات تدريبية حول كيفية الاستخدام الصحيح للمعدات.

ث‌.  إجراءات تأديبية: في حال تكرار المخالفات أو التسبب في أضرار جسيمة، قد يتم اتخاذ إجراءات تأديبية تصل إلى فرض غرامات أو اتخاذ إجراءات قانونية داخلية.

محاكاة الاستخدام الصحيح وغير الصحيح للحواسيب

السيناريو الصحيح:

موظف يستخدم حاسوبه الشخصي المؤسسي لإنهاء تقرير مهم.

أ‌.    الخطوة 1: يدخل الموظف كلمة مرور قوية للحاسوب ويفتح البرمجيات المرخصة والمحدثة لإعداد التقرير.

ب‌.  الخطوة 2: يحفظ الملف بعد إتمام العمل على خادم الشركة ويقوم بإغلاق الحاسوب بشكل صحيح.

ت‌.  النتيجة: تتم العملية بشكل آمن وفعال مع الحفاظ على البيانات وسلامة الحاسوب.

السيناريو غير الصحيح:

موظف يستخدم حاسوبه لتنزيل برنامج غير مرخص لاستخدامه الشخصي.

أ‌.    الخطوة 1: يقوم الموظف بتحميل برنامج غير مرخص من الإنترنت وتثبيته على الحاسوب.

ب‌.  النتيجة: يؤدي هذا إلى تعرض الحاسوب للاختراق عبر البرمجيات الخبيثة، مما يتسبب في توقف الحاسوب وتهديد بيانات المؤسسة.

ت‌.  الإجراء التصحيحي: يتم إيقاف الحاسوب وإعادة تهيئة النظام، ويتم توجيه الموظف وتنبيهه على عدم تكرار هذا التصرف.

الخلاصة

الاستخدام الصحيح للمعدات المؤسسية يتطلب الالتزام بالممارسات المقبولة التي تضمن كفاءة العمل وسلامة الأجهزة. أي استخدام غير صحيح يجب أن يتم تصحيحه على الفور لتجنب الأضرار المحتملة.