الهدف:
تهدف هذه السياسة إلى وضع ضوابط لحماية إنشاء السجلات الحكومية،
حفظها، التخلص منها، نقلها، إصدارها، وضمان الوصول إليها وفقاً لأفضل الممارسات
المعمول بها.
تفاصيل السياسة:
أ.
التشريعات القانونية: تخضع جميع
السجلات والوثائق لقانون الحفاظ على الوثائق المرقم (37) لسنة 2016. إضافة الى ذلك يجب التعامل مع السجلات وفقًا للقوانين المعمول
بها للحفاظ على السجلات.
ب.
إذن التصرف بالسجلات: لا يجوز لأي
موظف داخل الجامعة التخلص من أي نوع من السجلات دون إذن مكتوب من الإدارة العليا.
ت.
برنامج إدارة السجلات: يجب أن يكون لدى
الجامعة برنامج لإدارة السجلات يشمل خطوات واضحة لحفظ ونقل وإتلاف السجلات.
ث.
سجل أصول المعلومات: يجب أن تحتفظ
الجامعة بسجل أصول معلومات يحتوي على تفاصيل جميع أصول المعلومات المملوكة لها،
بما في ذلك سجلات الطلاب، الموظفين، وأي وثائق أخرى.
مثال تفصيلي حول سياسة أمن السجلات في الجامعة
السيناريو:
في جامعة الفلوجة، يتم مراجعة سياسات أمن السجلات لضمان حماية السجلات
الأكاديمية والإدارية. مدير إدارة السجلات يخطط لتطبيق سياسة شاملة لحماية السجلات
في إطار قانون الحفاظ على الوثائق.
الخطوات:
أ.
إنشاء السجلات وحفظها:
ب.
التخلص من السجلات:
ت.
نقل السجلات:
ث.
إصدار السجلات:
ج.
برنامج إدارة السجلات:
النتائج:
بعد تطبيق هذه السياسة، تم تحسين حماية السجلات في الجامعة وضمان
الامتثال للقوانين، مع تقليل المخاطر المحتملة لتسريب المعلومات أو فقدان السجلات.
خلاصة:
يساعد تطبيق سياسة أمن السجلات بشكل صحيح في الحفاظ على أمان المعلومات
وسلامة السجلات داخل الجامعة.
